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Das Portal verwendet verschiedene XML-Dateien: EAG-Dateien, um Institutionen zu beschreiben, EAD-dateien zur Beschreibung der Bestände und EAC-CPF-Dateien zur Beschreibung von Provenienzen. Die XML-Formate basieren auf internationalen archivischen Standards. Europeana nutzt mit EDM-Dateien ein anderes XML-Format. Die verschiedenen Dateien folgen im Dashboard unterschiedlichen Abläufen.
